کارکنان باید خود را ارزیابی کنند
منبع: wall street journal
تشویق کارمندان برای رصد کردن کاری که انجام می‌دهند، می‌تواند آنها را سالم‌تر و کارآتر کند.
سلیم خلیلی مدرس و مشاور حوزه کسب و کار و برگزار کننده دوره های MBA و DBA با مجوز وزارت علوم و همکاری دانشگاه های داخلی و خارجی، این مطلب را برای شما انتخاب کرده است
تصور کنید چقدر کارگران می‌توانستند بهتر کار کنند اگر که آنها دقیقا می‌دانستند که روز خود را دارند چگونه می‌گذرانند.
فرض کنید آنها زمانی را درنگ کنند و ببینند که چقدر از وقت خود را به عوض گشت زدن در اینترنت، حقیقتا صرف کار کردن می‌کنند. فرض کنید آنها بتوانند بگویند که تمرینات ورزشی بعدازظهر چقدر بازده آنها را افزایش می‌دهد. یا اینکه یک برخورد پر استرس چقدر ضربان قلب آنها را افزایش می‌دهد.
با کمک موج جدیدی از تکنولوژی به نام تحلیل خودکار، آنها می‌توانند این کار را انجام بدهند. این وسیله، که ترکیبی است از کامپیوتر و نرم‌افزارهای هوشمند، باعث می‌شود که استفاده‌کنندگان آنها داده‌هایی درباره آنچه که در مدت کار انجام می‌دهند در اختیار داشته باشند و با تحلیل این اطلاعات کمک می‌کند تا آنها کار خود را بهتر انجام دهند. این تجهیزات مانند Rescue Time،وiDone this و... وجوه جالب توجهی از جزئیات نامشهود و ناخودآگاه کارکنان به آنها ارائه می‌دهد که می‌تواند تاثیرات بزرگی در زندگی روزانه کاریشان داشته باشد و با تشویق کارگران به رصد کردن فعالیت‌های روزانه خودشان موجب می‌شود تا شرکت‌ها در نهایت بتوانند به پیشرفت‌های بزرگ در عملکرد خود دست یابند و از طرف دیگر سطح رضایت شغلی و حتی رفاه نیز ارتقا یابد.
مساله کلیدی در اینجا «تشویق» است. این امر با پافشاری و اصرار تفاوت دارد. کارفرمایان باید دقت کنند که در محدوده اختیارات کارگران قرار نگیرند و اجازه بدهند خودشان، روش ارتقای بهره‌وری خود را امتحان کنند و راه‌حل‌های خود را برای آن پیدا کنند. در این مسیر باید روی حریم خصوصی آنها بسیار تاکید شود. در این برنامه تجزیه و تحلیل خودکار دخالت ریاست مآبانه بیش از حد ممکن است شکل اجرای این پروژه را شبیه یک سیستم دوربین مخفی و کنترل افراد کند و نهایتا منجر شود که کارگران از تن دادن به این مساله سر باز بزنند. یک فرق اساسی بین این دو وجود دارد که خود کارگر بخواهد که خود را بسنجد یا اینکه رییس او بر این کار اصرار داشته باشد.
در اینجا به سه مورد از زمینه‌هایی که سیستم تجزیه و تحلیل خودکار به کار گرفته شده است نگاهی می‌اندازیم.
رصد کردن زمان
بسیاری از شرکت‌ها نظارت روی کارمندان خود را در تمام طول روز روی صفحه کامپیوتر انجام می‌دهند که شامل رصد کردن ترافیک شبکه‌های آنها یا فیلمبرداری یا گرفتن تصاویر تصادفی از آنها در طول روز است. اما تمام این تمهیدات برای آن است که مطمئن شوند تا کارمندان آنها از زیر کار در نمی‌روند، در حالی که این هیچ کمکی به آنها نمی‌کند که بفهمند کارمندانشان چطور می‌توانند کارشان را بهتر انجام بدهند. به علاوه بسیاری از کارکنان این روش‌ها را نمی‌پسندند و شبیه این می‌دانند که کسی مدام از کنار گوش آنها دارد به کارشان نگاه می‌کند.
از سوی دیگر کارکنان احساس بهتری خواهند داشت وقتی که بدانند خود آنها عضوی از سیستم ارزیابی عملکرد هستند.
افراد می‌توانند با ورود در این نرم افزار که به نام ارزیابی حجم کار شناخته می‌شود چگونگی روند استفاده از کامپیوتر خود را ضبط کنند. این نرم‌افزار می‌تواند پارامترهایی را درباره کاربری کامپیوتر بسنجد از قبیل اینکه کاربر چه مدت وقت خود را روی پنجره‌های باز شده واقعا کار می‌کند، چه مدت را بیکار می‌گذراند و به چه میزان از یک پنجره به پنجره دیگر جابجا می‌شود.
این نرم‌افزار تمام این سنجش‌ها را به صورت کردارها و چارت‌های مشهود ارائه می‌دهد و به این وسیله شما چگونگی صرف زمانی را که پای کامپیوتر گذرانده‌اید مشاهده می‌کنید. با این نرم‌افزار می‌توان هشدارها و اخطارهای اتوماتیکی را تنظیم کرد که در صورت اتلاف وقت یا پرت شدن حواس کاربر در گشت زنی بین سایت‌های مختلف، او را متوجه
کند.
برنامه‌هایی از این دست، باعث می‌شوند تا شما نگاه عمیقتری به رفتار خود داشته باشید. به عنوان مثال یکی از کارکنانی که ما این مطالعات را روی وی انجام می‌دادیم متوجه شد که او وقتی کارهایش را روی کامپیوتر تغییر و تنوع می‌دهد، می‌تواند کار بیشتری انجام دهد؛ بنابراین نرم‌افزار به او یادآوری می‌کرد که هر بیست دقیقه یک‌بار کاری را که به آن مشغول است تغییر دهد و به پرونده دیگری رسیدگی کند. او همچنین یک الگوریتم را برنامه‌ریزی کرده بود که به او پیشنهاد می‌کرد در حال حاضر بهترین کاری که باید انجام دهد چیست و کدام فعالیت در اولویت قرار دارد.
یکی دیگر از کارکنان که یک برنامه نویس بود، گمان می‌کرد که چت کردن او با دیگران زمان زیادی از کار او را هدر می‌دهد. پس این موضوع توسط این نرم‌افزارهای ارزیابی مورد امتحان قرار گرفت.
او مشاهده کرد که در طول روز چه میزان از وقت خود را صرف چت کردن می‌کند و همچنین چه مقدار را در همین زمان به کدنویسی می‌پردازد. در کمال تعجب واقعیت این بود که چت کردن او باعث می‌شد که بیشتر و بهتر کار خود را انجام دهد. در واقع صحبت کردن آنلاین با دانشجوها و مشتری‌ها به بهبود بهره‌وری کار او کمک می‌کرد.
مدیران باید کارکنان را به استفاده از این نرم‌افزارها تشویق کنند. آنها باید کارکنانی را پیدا کنند که از بهره‌گیری از این نرم‌افزار نتایج خوبی گرفته‌اند و آنها را به عنوان نمونه و مشوق به دیگر کارکنان نیز معرفی کنند.
مجددا باید توجه کرد که لازم است شرکت‌ها شیوه‌های ملایم‌تر رصد کردن را در نظر بگیرند تا این امر باعث تشویق کارکنان به استفاده از این ابزارها شود. بسیاری از کارکنان چنانچه گمان کنند که شرکت به این وسیله می‌تواند به اطلاعات شخصی آنها دست یابد یا اینکه از این داده‌ها علیه آنها استفاده کند، ممکن است به ردیابی شدن آنچه انجام می‌دهند بی‌میل شوند. شرکت‌ها باید تاکید کنند که این نرم‌افزارها عموما با فاکتورهای کنترلی زیادی در مورد حریم خصوصی افراد طراحی شده‌اند. کارکنان می‌توانند اطلاعات شخصی خود را از این برنامه‌ها منفک کنند یا پروسه رصد کردن را در مواردی متوقف کنند تا حریم خصوصی آنها مصون بماند. همچنین امکان مشخص کردن لیستی از سایت‌هایی که مایل نیستند رصد شود وجود دارد و می‌توان سایت‌های عمومی دیگر را نیز برچسب‌گذاری کرد. آنچه باید بدانند این است که این یک حرکت داوطلبانه برای بالا بردن سطح بازده کار خودشان است و به آنها در انجام امور شغلی کمک خواهد کرد.
تمرکز افکار
رصد کلیک‌ها و بررسی کلیدهای استفاده شده یک چیز است، اما مساله دیگر این است که این ابزار مرحله عمیقتری نیز برای ارزیابی عملکرد دارد و باعث می‌شود که کارمندان عملکرد ذهنی خود را نیز رصد کنند و البته در صورت امکان آن را بهبود ببخشند.
این ابزارها به شیوه‌های متنوعی عرضه شده‌اند. به عنوان مثال برنامه لیوموسیتی Lumosity از آزمایشگاه شرکت لوموسیک سیستم آنلاینی را فراهم کرده است که کارمندان در اوقات بیکاری می‌توانند بازی‌های آن را انجام دهند. این شرکت مدعی است که این بازی‌ها در بهبود سطح حافظه، سرعت تفکر، میزان تمرکز و توانایی حل مساله به کاربران خود کمک می‌کند
در این بازی‌ها شما ممکن است با دسته‌ای از کلمات مواجه شوید که براساس قاعده‌ای که باید از آن پیروی کنند، مرتب شوند. یا دو معادله پیش روی شما قرار می‌گیرد که باید تشخیص دهید کدام بزرگ‌تر یا کوچک‌تر یا هم‌ارز دیگری است. این نرم‌افزار با پیشرفت سطح شما در بازی‌ها مراحل بالاتر و سخت‌تری را برایتان در نظر می‌گیرد.
در هر صورت این بازی‌ها با بازی‌هایی که ممکن است خودتان در محیط کارتان انجام بدهید (مانند بازی مین‌یاب یا دیگر بازی‌های ویندوز) چندان تفاوتی ندارد! تفاوت و ویژگی آنها در ارزیابی عملکرد است. این بازی‌ها امتیازهایی را در مورد عملکرد شما ارائه می‌دهد و اجازه می‌دهد که شما تغییرات و بهبود توان ذهنی خود را در طول زمان بسنجید. به این ترتیب شما خواهید دانست که در کار خود بهتر شده‌اید یا پس‌رفت داشته‌اید. شما همچنین میتوانید انتخاب کنید که چه مهارتی را می‌خواهید در خودتان تقویت کنید. به عنوان مثال اگر شما در به یاد آوردن چیزها مشکل دارید میتوانید از بازی‌های ارتقای حافظه بهره بگیرید؛ بنابراین در حالی که فقط به نظر می‌رسد که با یک بازی روبه‌رو هستید میتوانید عملکردهای ذهنی خود را بهبود ببخشید و برای شغل خود موثرتر و کارآتر ظاهر شوید.
یکی دیگر از این ابزارها ادعا می‌کند که می‌تواند دسته‌ای از مشکلات حافظه‌ای در افراد را که ممکن است در اثر بالا رفتن سن بروز کرده باشد حل کند. فراموش کردن ایده‌ها یا مفاهیم مربوط به آنها که فکر شما را به خود مشغول کرده است از این دسته است یا ضعف در تصمیم‌گیری درباره اینکه کدام یک در اولویت قرار دارند و پرداختن به آن بهتر خواهد بود.
در این روش که نگاشت شناختی نامیده می‌شود نرم‌افزارهایی که از فن‌آوری‌های هوشمند بهره می‌گیرند به کار گرفته می‌شوند. هنگامی که شما ایده‌ای مربوط به کار خود به ذهنتان می‌رسد، آن را در نرم‌افزار مربوطه روی دسک‌تاپ خود یا هر وسیله دیگر همراه مانند موبایل تایپ می‌کنید. شما این ایده را با سایر ایده‌ها یا موارد مشابه به آن مرتبط می‌کنید و این کار تنها با کلیک کردن روی طرحی که نرم‌افزار پیش روی شما قرار می‌دهد انجام
می‌پذیرد.
به این ترتیب دسته‌ای از مفاهیم مرتبط مانند صورت‌های فلکی روی صفحه نمایش شما به وجود می‌آید. فرض کنیم کار شما مربوط به طراحی محصولاتی برای یک شرکت لوازم خانگی است. و شما ایده جدیدی از یک اسفنج را دنبال می‌کنید. شما ممکن است روی مجموعه‌ای از محصولات و طرح‌های مربوط به نظافت آشپزخانه کلیک کنید که تقریبا انواع اسفنج‌ها در بر گرفته است. بعد از آن شما روی نوع خاص و محدودتری از آن اسفنج‌ها تمرکز و جست‌وجو می‌کنید. شما همچنین قادر خواهید بود که لینک‌هایی از وب‌سایت‌ها، تصاویر و یادداشت‌های دیگر را به این جست‌وجوها که به صورت خودکار برایتان دسته‌بندی شده‌اند، ضمیمه کنید.
پس از آن اگر لازم باشد تا شما ایده‌هایی را در فضایی خاص مطرح کنید، شما چند واژه مورد جست‌وجو را تایپ می‌کنید و نهایتا دسته‌ای از ایده‌ها و اطلاعات مرتبط با موضوع را به دست خواهید آورد. به این ترتیب شما نه تنها یک رکورد تاریخی در مورد مجموعه افکار خود را ثبت می‌کنید؛ بلکه به نوعی یک نگاه جهت‌مند و دقیق در زمینه مورد نظر خود به وجود آورده‌اید.
با توجه به آنچه در مورد ردیابی حجم کار گفته شد، کارفرمایان باید کارکنان خود را به استفاده از این سیستم‌ها تشویق کنند و البته اجازه دهند که در تجربه کردن این فناوری آزاد باشند. شرکت‌ها می‌توانند در راستای پیشبرد این نرم‌افزارها موثرتر و فعال‌تر باشند و آن را به سیستم‌های نظارتی قدیمی ترجیح دهند. مدیران می‌توانند این سیستم‌ها را برای کارمندان تاثیرگذارتر خود تهیه کنند تا از طریق آنها اشتیاق عمومی را برای استفاده از آن در میان کارمندانشان برانگیزند. اگر شرکت‌های تولید‌کننده این نرم‌افزارها محصولات خود را تضمین کرده‌اند، مدیران می‌توانند حتی در قبال خرید این نرم‌افزارها از تولیدکنندگان آن ضمانتنامه بخواهند.
جنبه‌های جسمی
در حال حاضر فضایی برای مدیران به وجود آمده است که می‌تواند در تشویق کارکنان به ارزیابی خود موثر باشد. شرکت‌های مشاور در برنامه‌ریزی سلامت شغلی تشکیل شده‌اند. بیش از دو سوم از شرکت‌های سراسر دنیا این برنامه‌های سلامتی را اجرا می‌کنند و در آینده ابزارهای خودارزیابی شغلی به سرعت در میان شرکت‌ها فراگیر خواهد شد.
معمولا شرکت ثالثی وجود دارد که برنامه‌های ارزیابی شغلی را ارائه می‌دهد و به صورتی که قابلیت انطباق با پایگاه داده‌های خارجی از طریق گوشی‌های هوشمند یا کامپیوترهای محل کار را داشته باشد، این سیستم را مدیریت می‌کند. به این ترتیب کارکنان خواهند توانست اطلاعات مربوط به خود را با توجه به گزینه‌های اختیاری برای بهبود و ارتقای سلامت شغلی خود، پردازش کنند و روند بهینه‌سازی را اعمال کنند.
به عنوان مثال، شما ممکن است از دستگاهی شبیه یک دستبند استفاده کنید که میزان خواب و کیفیت آن را در مورد شما می‌سنجد. سپس با استفاده از داده‌هایی که این ابزار ثبت می‌کند و تجزیه و تحلیل آنها به این آگاهی برسید که ایجاد چه تفاوتی در خوابتان می‌تواند به بهبود کار شما کمک کند. آیا اگر یک کارشناس فروش هستید در روزهایی که خوابتان بهتر بوده است فروش بیشتری هم داشته‌اید یا خیر؟ یا با صرف چند لحظه استراحت پیش از پذیرایی از یک مشتری در یک جلسه مهم نتایج کاری بهتری داشته‌اید یا نه؟
یکی دیگر از روش‌های ارزیابی شغلی این است که روند عملکرد فعالیت‌های بدنی خود را بسنجید. برخی از این تجهیزات سنجش سلامت به بررسی فاکتورهای جسمی مانند ضربان قلب و کنترل نبض شما اختصاص دارند. به عنوان مثال، شما میتوانید داده‌های این دستگاه‌ها را روی مانیتورهای آنها رصد کنید که چه شرایطی باعث افزایش استرس و به تبع آن کاهش بازده شما می‌شود. به این وسیله می‌توان علاوه بر شناسایی این عوامل، این برنامه‌ها راه‌هایی را متناسب با شرایط شما برای کاهش اضطراب پیشنهاد می‌دهند. به عنوان مثال تکنیک‌های تنفس برای کمک به کنترل ضربان قلب در یک سخنرانی
بزرگ. رصد کردن این حجم اطلاعات شخصی ممکن است به نوعی موجب نگرانی کارکنان شود. جای تعجب نیست اگر که برخی از این اطلاعات را بشود توسط کارفرما یا شخص ثالثی مورد سوء استفاده قرار داد؛ بنابراین مدیران باید این اطمینان را بدهند که کارکنان آنها این قدرت را دارند که اطلاعات خود را حفاظت کنند و به صورت طبقه‌بندی شده در آورند تا از این داده‌ها محافظت شود.
مترجم: علی موقر
با خدمات آموزشی و مشاوره ای ما بیشتر آشنا شوید:
دوره تخصصی ۲ هفته ای مهارت های کسب و کار در کشور انگلیس SLS Specialist Language Services
دوره عالی مدیریت کسب و کار DBA Doctor of Business Administration
دوره مدیریت کسب و کار MBA Master of Business Administration
ارائه خدمات مشاوره ای در دو بخش مشاوره فردی و کسب و کار
