رهبری موثر سازمان طی زمان تغییر
منبع: psi|a&dc
همه این گفته قدیمی را شنیده‌اید: «در این دنیا هیچ چیز به جز مرگ و مالیات قطعی و مسلم نیست.» این نقل قول اغلب به بنجامین فرانکلین در سال ۱۷۸۹ نسبت داده می‌شود. از آن زمان، خیلی چیزها تغییر کرده است. در حقیقت، با توجه به شتاب تغییر در دنیایی که امروز در آن زندگی می‌کنیم، می‌توانیم استدلال کنیم که «تغییر» را نیز می‌توان به دو مورد قطعی گفته شده اضافه کرد. تکنولوژی در دهه‌های گذشته، روش انجام کسبوکار را به‌شدت تغییر داده است؛ شرکت‌ها به‌طور مداوم در جست‌وجوی راه‌هایی برای پاسخگویی به نیازهای مصرف‌کننده به‌شکلی سریع‌تر، ارزان‌تر و بهتر هستند. همان‌طور که سازمان‌ها طی زمان تغییر می‌کنند، رهبران باید از این نکات اساسی برای نگه داشتن تیم خود در مسیر تغییر، پیروی کنند.
سلیم خلیلی مدرس و مشاور حوزه کسب و کار و برگزار کننده دوره های MBA و DBA با مجوز وزارت علوم و همکاری دانشگاه های داخلی و خارجی، این مطلب را برای شما انتخاب کرده است
مثبت باشید: در مقام یک رهبرسازمانی، شما الگوی سایر اعضای تیم هستید. به آنها کمک کنید تغییر را به شکل مثبت آن بپذیرند. تغییر تنها زمانی رخ می‌دهد که حداقل یک نفر فکر کند این ایده خوب است. اگر نتایج مثبت آن درحال‌حاضر روشن نیست، با کسی که پیشنهاد تغییر را مطرح کرده است زمان صرف کنید تا منطقش را دریابید. تمام اطلاعاتی را که در انتقال ایده به کارکنان موثر است جمع آوری کنید. به یاد داشته باشید، بخشی از شهرت تیم شما، منعکس‌کننده توانایی رهبری شما است. تیمی که آشکارا در برابر تغییرات مقاومت می‌کند، ممکن است توانایی شما در تعامل و ایجاد انگیزه را زیر سوال ببرد. تثبیت وضعیت در شرایطی مثبت به کاهش نگرانی‌های اولیه، حمایت در میان اعضای تیم و حفظ موقعیت خوب شما با بقیه سازمان کمک می‌کند.
درحالی‌که مثبت‌گرایی قطعا حیاتی است، در آن افراط نکنید. به خاطر داشته باشید که تغییر برای بسیاری از مردم دشوار است و اغلب باعث ایجاد احساس استرس و اضطراب می‌شود. سعی کنید مراقب باشید این گونه احساسات منفی را دست کم نگیرید زیرا بعضی اعضای تیم که این احساسات را دارند احتمالا به حمایت بیشتر نیاز دارند. اگر آنها حمایت لازم را نداشته باشند، ممکن است هرگز تغییر را نپذیرند. علاوه‌براین، سعی کنید در مزایای مورد انتظار مبالغه نکنید. ایجاد توقع بازده فراوان، راهی سریع و آسان برای جلب رضایت سایرین است، اما گاهی اوقات نتایج غیرمنتظره‌ای به وجود می‌آید. اینکه مزایای حاصل از تغییرات را توضیح دهید فکر خوبی است، اما باید واقع‌بینانه عمل کنید، چراکه ممکن است تمامی تغییرات به نتایج دلخواه شما ختم نشوند.
بیش‌ازپیش ارتباط برقرار کنید: ترس از تغییر اغلب به دلیل ترس از ناشناخته‌ها است. هرچه بیشتر ارتباط برقرار کنید، وضعیت کمتر تهدیدآمیز خواهد بود. اگر تغییر طی چند هفته یا چند ماه اتفاق خواهد افتاد، برقراری ارتباط فقط در زمان شروع پروژه کافی نیست. زمانی که طبق برنامه زمانی پیش می‌روید، دچار تاخیر یا اصلاحات زمانی می‌شوید، موضوع را با تیم خود مطرح کنید. به یاد داشته باشید که افراد مختلف در هنگام ارتباط، عملکردهای مختلفی دارند، بنابراین از تغییر پیام با توجه به نیازهای اعضای تیم اطمینان حاصل کنید. ممکن است فردی با دریافت اطلاعاتی کلی در مورد آنچه قرار است اتفاق بیفتد راضی باشد در حالی که دیگران ممکن است ترجیح دهند در صورت امکان اطلاعات دقیق‌تر را به‌صورت مکتوب مشاهده کنند. هنگامی که قرار است تغییری در آینده را اعلام کنید، به مخاطبان خود فکر کنید و درانتخاب ابزار درست برای اعلام این تغییر دقت کنید.
اگر انتشار اطلاعات اولین گام در برقراری ارتباط تغییرِ موثر باشد، اجرای سیاست «درهای باز » مرحله بعدی است. اگر افراد سوالاتی دارند آنها را به یک گفت‌وگو دعوت کنید تا سوالاتشان را بپرسند. باز هم، ترجیحات شخصی را در نظر داشته باشید. بعضی از افراد ممکن است به راحتی در مقابل عده زیادی از همکاران سوال بپرسند، در حالی که برخی ممکن است ایمیل یا مکالمه یک‌به‌یک را ترجیح دهند. اگر ذات تغییر حساس باشد یا در صورت اعمال بر اعضای مختلف تیم به شیوه‌های گوناگون اثرگذار باشد، ایجاد کانالی برای پرسیدن سوالات یا بیان نگرانی‌ها به‌صورت ناشناس ممکن است بهتر باشد. البته تنها سوال پرسیدن مهم نیست – از اختصاص زمان مناسب برای ارائه پاسخ مناسب اطمینان حاصل کنید. اگر وضعیتی پیش آمد که نتوانستید به سوال کسی پاسخ دهید، خواه به این دلیل که پاسخ پرسش را نمی‌دانید یا به دلیل «محرمانه بودن» اطلاعات نمی‌توانید پاسخ را بدهید، با آن شخص در مورد اینکه چرا نمی‌توانید اطلاعات موردنظرش را بدهید، صادق باشید. هر زمان اطلاعات کافی را به‌دست آوردید یا می‌توانستید اطلاعات را به آنها بدهید، حتما اعضای تیم را در جریان بگذارید.
ابتکار عمل داشته باشید: تغییر اغلب فرصت‌هایی را به ارمغان می‌آورد. با خیال راحت ننشینید تا تغییر در اطراف شما رخ دهد. خودتان فعالانه عامل تغییر باشید. هر چه را باید در مورد چراییِ تغییر مدنظر قرار دهید بیاموزید، یا در صورت لزوم خودتان پیشنهاد تغییر را مطرح کنید. طی روند تصمیم‌گیری ایده‌ها و تصمیمات خود را به‌راحتی بیان کنید، تحقیق کنید و آماده باشید که به نفع تیم خود مذاکره کنید. مهم‌تر از همه، به تیم خود بگویید که همواره مصلحت آنها را درنظر دارید. تا آنجا که می‌توانید در مورد آنچه پیشنهاد کرده‌اید و چرایی آن صحبت کنید. اگر احساس می‌کند تغییر برای اعضای تیم دشوار است، حتما درباره تصویر کلان با آنها صحبت کنید و خیالشان را راحت کنید که این تغییرات به‌نفع آنهاست و در آینده هر اتفاقی بیفتد از آنها پشتیبانی خواهید کرد. اگر تیمتان نقش شما را در فرآیند تصمیم‌گیری درک کنند و اگر احساس کنند که همه چیز را تحت کنترل دارید و از آنها حمایت می‌کنید، تن دادن به تغییرات دشوار برای آنها آسان‌تر خواهد شد.
اگر چه تغییر به‌طور کلی خوب است و لازمه حرکت روبه‌رشد کسب‌وکارها در زمان رکود است، اما اگر درست مدیریت نشود، واکنش منفی کارکنان را در پی خواهد داشت. بار بعدی که فرصتی برای تغییر ایجاد شد که ممکن بود مستقیما بر اعضای تیمتان تاثیر بگذارد، این پیشنهاد‌ها را به کار‌گیرید تا سیر تغییرات به آرامی طی شود.
نویسنده: کریستین اسپیلمن
با خدمات آموزشی و مشاوره ای ما بیشتر آشنا شوید:
ارائه خدمات مشاوره ای در دو بخش مشاوره فردی و کسب و کار
