راهکارهایی برای طراحی یک فضای اداری جدید!
منبع: HBR
سازمان‌ها به امید حفظ استعدادها، تشویق همکاری متقابل در کار، افزایش آگاهی از انواع مختلف تخصص و تسریع خلاقیت و نوآوری در اجرای فضاهای باز اداری (open office plan) از یکدیگر سبقت می‌جویند. گاهی این رویه مثمرثمر واقع می‌شود؛ اما گاهی این‌چنین نیست. ما در پژوهش‌مان، دریافتیم که موفقیت فضاهای اداری باز علاوه‌بر خود فضا به احساس افراد در مورد آن فضا نیز بستگی دارد که گاهی به آن هویت مکانی (place identity) گفته می‌شود.
سلیم خلیلی مدرس و مشاور حوزه کسب و کار و برگزار کننده دوره های MBA و DBA با مجوز وزارت علوم و همکاری دانشگاه های داخلی و خارجی، این مطلب را برای شما انتخاب کرده است
سازمان‌ها به امید حفظ استعدادها، تشویق همکاری متقابل در کار، افزایش آگاهی از انواع مختلف تخصص و تسریع خلاقیت و نوآوری در اجرای فضاهای باز اداری (open office plan) از یکدیگر سبقت می‌جویند. گاهی این رویه مثمرثمر واقع می‌شود؛ اما گاهی این‌چنین نیست. ما در پژوهش‌مان، دریافتیم که موفقیت فضاهای اداری باز علاوه‌بر خود فضا به احساس افراد در مورد آن فضا نیز بستگی دارد که گاهی به آن «هویت مکانی» (place identity) گفته می‌شود.وقتی شاخص هویت مکانی بالاتر است، کارمندان تعهد بیشتری نسبت به کارشان نشان می‌دهند، ارتباطات بیشتری با همتایان خود برقرار می‌کنند و ارتباط قوی‌تری با شرکت خواهند داشت.
مطالعه ما از سه نکته‌ای پرده برمی‌دارد که رهبران سازمانی می‌توانند زمان تغییر فضاهای کاری خود به فضاهای اداری باز انجام دهند تا هویت مکانی را بالا ببرند. سازمان‌هایی مانند گوگل، فیس‌بوک، Genentech، آی‌بی‌ام، و مایکروسافت میلیون‌ها دلار برای بازطراحی محیط‌های کاری خود صرف کرده‌اند و اطاقک‌ها و فضاهای اداری سنتی را با فضاهای باز بزرگ جایگزین می‌کنند و فضاهای تیمی کوچک‌تر برای کار همکارانه و فضاهایی برای گفت‌وگوهای خصوصی ایجاد می‌کنند. وسایل محیط کار نیز قابل‌تنظیم با محیط هستند؛ به طوری که می‌توانند حرکت داده شوند و برای رفع نیازهای یک کارمند تغییر کنند و به سرعت با نیازهای رو به تغییر محیط کار وفق یابند. امید است که این فضاها اشتراک ایده‌ها را بهبود خواهند بخشید، تصمیم‌گیری را تسریع خواهند کرد و در نهایت محرک محصولات و خدمات نوآورتری خواهند بود.
همان‌طور که مدیر ارشد منابع انسانی فیس‌بوک در مورد حدود ۳۸ هزار مترمربع طراحی فضای اداری باز شرکت گفته است «این فضای اداری باز محیطی ایجاد می‌کند که افراد می‌توانند در آن مشارکت کنند؛ آنها می‌توانند با یکدیگر به نوآوری بپردازند و واقعا فضایی خلاقانه و توام با همکاری است.»به‌رغم ادعاهای خوش‌بینانه در مورد مزایای فضای اداری باز، پیامدهای آن بسیار پیچیده هستند. در برخی موارد، گزارش شده است که طراحی‌های فضای اداری باز، همکاری، رضایت کارمندان و ارتباطات بین آنها را افزایش داده اما در برخی دیگر این فضاهای جدید به‌خاطر ایجاد حواس‌پرتی، کاهش فضای خصوصی و خودمختاری و تحلیل بردن انگیزه و رضایت کارمندان مورد انتقاد قرار گرفته‌اند.ما در پژوهش‌مان دریافتیم که این مشکل ممکن است فراتر از ویژگی‌های فیزیکی این فضا باشد و به این مساله بازگردد که آیا کارمندان احساس می‌کنند که این فضا با تصویر آنها از خودشان (خویشتن‌بینی) منطبق است و حس تعلق آنها -هویت مکانی آنها را- افزایش میدهد یا خیر.
ما اجرای فضاهای اداری باز را در شرکت جهانی فورچون ۵۰۰ آزمایش کردیم. در توافق با همکاران نویسنده‌مان، سارا ورلندر، بابی توامنسون و هیتر آلتمن، با کارمندان صحبت کردیم و داده‌های پژوهش روی ۳۰۰ کارمند در چهار کشور مختلف-فرانسه، هندوستان، ایالات‌متحده آمریکا و چین- را جمع‌آوری کردیم. پژوهش ما نشان داد کارمندانی که هویت مکانی بیشتری را احساس کرده‌اند، ویژگی‌های فیزیکی فضای جدید را به‌طور متفاوتی درک کرده‌اند. به‌عنوان مثال، آنها این فضا را همکارانه‌تر، اجتماعی‌تر، منعطف‌تر، فعال‌تر و راحت‌تر تجربه کرده‌اند؛ درحالی‌که کسانی که محیط جدید به آنها هویت مکانی نداده بود، این فضا را شلوغ و درهم‌ریخته می‌دیدند. کارمندانی که ارتباط شخصی بیشتری با این فضا برقرار کردند، در مورد کارشان تعهد و اشتیاق بیشتری داشتند؛ باور داشتند که ارتباطات آنها با همکاران و مدیران از کیفیت بالاتری برخوردار بود و دلبستگی بیشتری به سازمان احساس می‌کردند.یکی از کارمندان به ما گفت «در محیط‌های کاری سنتی، می‌توانستیم با هم گفت‌وگو کنیم؛ اما نه به این راحتی. این محیط جدید متعلق به ماست.» این قبیل احساسات بسیار به اشتراک گذاشته شده بودند.همچنین ما از سه موضوع مهم پرده برداشتیم که رهبران سازمانی می‌توانند برای ایجاد هویت مکانی و تغییر واکنش کارمندان به فضاهای کاری باز جدید انجام دهند.
از قبل دیدگاه‌تان را مشخص کنید
گرچه ممکن است افراد این طور فرض کنند که توسعه هویت مکانی «پس از» این شروع می‌شود که کارمندان به این فضا منتقل می‌شوند، اما برقراری ارتباط بین دیدگاه و هدف فضای اداری جدید «پیش از» منتقل شدن به آن، پیش‌بینی‌کننده کلیدی در ارتباط کارمندان با این فضا است.
در یکی از موفق‌ترین اجراهایی که شاهد بوده‌ایم، اومر، مدیر یک تیم در فرانسه، زودتر برای تیمش توضیح داده بود که این شرکت در فضای جدید سرمایه‌گذاری کرده است به این امید که همکاری بیشتر، ارتباط عمیق‌تر با شرکت و محصولات بهتر برای مشتریان را تشویق کند. اومر از افرادی از سایر ادارات که محیط‌های کاری آنها بازطراحی شده دعوت کرد تا تجربیات خود را به اشتراک بگذارند. او امکان بحث‌های گروهی کوچک بین اعضای تیم را فراهم کرد و یک انجمن تشکیل داد تا اعضای آن بتوانند با تیم امکانات ارتباط برقرار کنند به طوری که کارمندان دریافتند که این فضا به چه شکل خواهد بود و وقتی محیط‌شان را به چنین فضایی تغییر دادند، چه انتظاری باید داشته باشند.در مثالی دیگر، یک طراح در آمریکا به ما گفت که رهبران سازمان او به‌طور واضح بیان کرده‌اند که طراحی فضای باز، روش کار کردن تیم با یکدیگر و محصولاتی که آنها تولید می‌کنند را بهبود خواهد بخشید. او به‌طور خاص به ما گفت «مدیریت اجرایی بر این باور است که اگر شما در فضایی باشید که همکارانه‌تر است و بتوانید به افراد در چرخه‌های سریع‌تری دسترسی داشته باشید، این امر در نحوه تفکر کارمندان در مورد محصولاتی که می‌فروشند، تاثیر خواهد گذاشت.»
وقتی رهبران سازمانی صریحا توصیف می‌کنند که چگونه فضای جدید در رسیدن به خواسته‌های سازمان کمک خواهد کرد، کارمندان در مورد این نوع فضاها مشتاق‌تر می‌شوند، حس بهتری در مورد نحوه استفاده از این فضاها دارند و هویت مکانی بیشتری را احساس می‌کنند. مطالعه ما نشان داد کارمندانی که باور داشتند، این فضا برای پرورش خلاقیت، افزایش همکاری، بالا بردن انعطاف‌پذیری و ترویج ارتباط غیررسمی طراحی شده است، هویت مکانی بیشتری احساس می‌کردند. پس از انتقال به چنین مکانی، احتمال بیشتری وجود داشت که آنها بیان کنند که به این فضا افتخار می‌کنند و این محیط، مکانی معنی‌دار برای کار کردن آنهاست. در مقابل، زمانی که کارمندان از قبل با دیدگاهی واضح از این محیط آماده نشده بودند، احتمال بیشتری وجود داشت که احساس کنند این فضا صرفا راهی برای کاهش هزینه‌ها است و مخالفت و نارضایتی بیشتری را بیان کردند.
همان‌طور که یکی از اعضای تیمی در هندوستان گفته است که «ما انتظار یک اتاقک تمیز داشتیم که با فرش پوشیده شده باشد. اما فضای جدید بیشتر شبیه یک گاراژ است. بسیار ناامیدکننده است. چرا باید در چنین فضایی کار کنیم؟»
کارمندان در این فضا تا آن حد ناراضی بودند که این شرکت باید با آوردن رهبران سازمانی از یکی دیگر از سازمان‌ها از نو کارش را شروع می‌کرد تا به رفع شکاف بین دیدگاه سازمان و درک کارمندان کمک کند. تیم رهبری سازمانی جدید زمانی را صرف ارتباط با کارمندان برای توضیح این مطلب کرد که چگونه این فضا از کار آنها حمایت کرده و به نیازهای کارمندان توجه داشته است. این امر منجر به بازطراحی آن فضا شد که به کارمندان کمک کرد تا دریابند که چگونه فضای جدید می‌تواند آنها و سازمان‌شان را قادر به دستیابی نوآوری و همکاری بیشتر سازد و همچنین نیازهای عملیاتی و زیبایی‌شناختی آنها را رفع کند.
به این فضا علاقه‌مند باشید
علاوه‌بر آماده کردن کارمندان پیش از انتقال، طرز برخورد یک رهبر سازمانی در مورد این فضا، پس از انتقال به این فضای جدید، منبع مهمی از اطلاعات را فراهم می‌کند؛ اطلاعاتی در مورد اینکه این مکان جدید تا چه حد با کار آنها منطبق است و آیا یک فضای جدید مطلوب است و این موضوع بر اینکه آیا کارمندان باور دارند که محیط فیزیکی جدید می‌تواند به کارشان منفعت برساند یا خیر، اثر می‌گذارد. مطالعه ما، نشان میدهد که وقتی رهبران سازمانی نسبت به این فضا دیدگاهی مثبت داشتند، هویت مکانی شکوفا شد. زمانی که آنها بی‌طرف یا منفی بودند، هویت مکانی نیز آسیب دید و احتمال کمتری وجود داشت که کارمندان فضای اداری جدید را بپذیرند.
بسیاری از کارمندان در مطالعه ما مهندسانی بودند که در ابتدا از این موضوع نگرانی داشتند که فضای جدید روش سنتی کار کردن آنها -مستقلانه و با حداقل اختلال- را تهدید خواهد کرد. در بسیاری از موارد، رهبران سازمانی خودشان از ادارات خصوصی منتقل شده بودند؛ اداراتی که از لحاظ تاریخی جایگاه و قدرت را به سوی فضای اداری باز هدایت کرده بودند؛ فضایی که می‌توانند با اعضای تیم بنشینند. ما ثابت کردیم که وقتی رهبران سازمانی پیام‌های مثبتی در مورد فضا ابراز کردند و اشتیاق برای انتقال به چنین فضاهایی را نشان دادند، کارمندان نیز در مورد آن احساس بهتری پیدا کردند. همان‌طور که یکی از کارمندان به ما گفت: نحوه برخورد بسیار مهم است. به نظر من رفتار مثبت باید از سوی مدیران نشان داده شود. وقتی رهبران سازمانی نسبت به این تغییر اظهار ناامیدی یا مقاومت می‌کنند، این امر به کارمندان سرایت می‌کند و احساس غرور آنها نسبت به این محیط جدید را کاهش میدهد. به‌عنوان مثال، کیم، یکی از مدیران در چین، رها کردن فضای اداری خصوصی و سنتی خود را بیهوده می‌دید و این رنجش خود را نیز عیان می‌کرد.
زمانی که دلیل این مساله از او پرسیده شد، بیان کرد که «تمام عمرم را کار کرده‌ام تا دفتر خودم را داشته باشم. چرا باید بخواهم که با تیمم در یک جا بنشینم؟» در مورد کیم، فضای جدید با دیدگاه او در مورد خودش و نقشش منطبق نبود؛ بنابراین هویت مکانی هرگز محقق نشده بود. به‌طور مشابه، کارمندانی که او مدیریت می‌کرد، نیز نسبت به فضای جدید مقاومت نشان می‌دادند. سرانجام، تیم کیم به اتاقک‌های سنتی بازگشتند؛ تا زمانی که یک رهبر سازمانی استخدام شد که باور داشت یک طراحی اداری باز می‌توانست مسیر طراحی و مهندسی محصولات توسط تیم را تسهیل کند. در پایان، با حمایت و اشتیاق این رهبر سازمانی جدید، یک تیم جدید شکل داده شد که فضای اداری باز را پذیرفت.
کارمندان را به تطبیق فضا بر اساس نیازهایشان تشویق کنید
مطالعه ما نشان میدهد که وقتی کارمندان آزادی عمل برای شخصی‌سازی این فضا داشتند، هویت مکانی بیشتری را احساس می‌کردند. این فضاها احتمالا رنگارنگ‌تر هستند و دست‌سازهای شخصی بیشتری- مانند تصاویر، نقاشی‌ها یا دکورهایی که از سقف آویزانند- دارند. جای مبلمان و لوازم کمتر سیستماتیک بود و نیازهای تیم را منعکس می‌کرد. برخی تیم‌ها حتی به‌طور منظم میزهای خود را با ترکیبات متفاوتی می‌چینند تا نیازهای رو به رشدشان را برای همکاری یا حفظ حریم خصوصی برطرف کنند.
همان‌طور که دیوید، یک رهبر سازمانی در یکی از شرکت‌های آمریکایی به ما گفته است « چندین نکته است که ما تصور می‌کردیم یک ایده خوب خواهند بود؛ اما واقعا موثر واقع نشدند. در ابتدا تصور می‌کردیم «بیایید همکاری بین تیم‌ها را حداکثر کنیم و یک تیم در این اتاق بنشیند و تیم دیگری در اتاق دیگر.» اما معلوم شد که برخی افراد دوست دارند نور خورشید به آنها بتابد و برخی موسیقی و خنکی را دوست دارند. بنابراین گفتیم «خب، بیایید این روش را امتحان کنیم و ببینیم نتیجه به چه شکل خواهد بود.» و این روش واقعا موثر واقع شد. شما ضرورتا نمی‌خواهید که ۲۴ ساعت در روز و ۷ روز هفته با تیم‌تان بنشینید. اگر بتوانید تنها در راهرو شرکت قدم بزنید به اندازه کافی به آنها نزدیک هستید و اگر واقعا نیاز به‌کار نزدیک با تیم‌تان دارید، می‌توانید میزتان را به آنها نزدیک کنید و برای یک روز با آنها بنشینید و با آنها کار کنید. بنابراین اجازه دادن به افراد برای انتخاب اینکه کجا بنشینند (و مبلمان شرکت را جابه‌جا کنند) نوعی یادگیری غیرمنتظره بوده است.» تصور کنید یک کارمند احساس کند که فضایی که در آن کار می‌کند بسیار شلوغ و پرسروصدا است، پیشنهاد اومر، مدیر فرانسوی، این است که به‌جای شکایت، فضا را برای تناسب بهتر با نیازهایشان اصلاح و تعدیل کنند.
وقتی رهبران سازمانی انطباق و سازش را تشویق کردند و تیم‌ها از تعلق این فضا به خودشان، احساس راحتی کردند، آنگاه آنها نیز هویت مکانی بیشتری گزارش دادند و به‌طور کلی در مورد ویژگی‌های عینی در این فضا، مانند فضای خصوصی، سروصدا و روشنایی، احساس بهتری داشتند.یافتن یک راه‌حل کامل برای طراحی یک فضای اداری جدید بسیار پیچیده است. مطالعه ما نشان میدهد که گرچه ویژگی‌های فیزیکی مهم است؛ اما رهبران سازمانی باید به هویت مکانی نیز توجه کنند. هویت مکانی نه تنها بر نحوه احساس افراد، همچنین بر نحوه درک آنها از ویژگی‌های فیزیکی محیط نیز اثر می‌گذارد. وقتی رهبران سازمانی پیشاپیش ارزش این فضا را بیان می‌کنند، به‌طور فعالانه به کارمندان کمک می‌کنند تا با فضای جدید انس بگیرند و راهی برای تطبیق با فضای جدید پیش پای آنها می‌گذارند، آنگاه احتمال بیشتری وجود دارد که سازمان‌ها به مزایای سرمایه‌گذاری در محیط‌های کاری بازطراحی‌شده دست یابند.
نویسنده: Brandi Pearce، Pamela Hinds
مترجم: آناهیتا جمشیدنژاد
