ارائه بازخورد؛ ابزاری برای حفظ هماهنگی و کیفیت بالای عملکرد اعضای گروه

ارائه بازخورد؛ ابزاری برای حفظ هماهنگی و کیفیت بالای عملکرد اعضای گروه

مرور عملکرد! آیا کارمندان پیاده کردن سیستم مرور عملکرد در سازمان را تهدیدی علیه خود می‌دانند؟

سلیم خلیلی مدرس و مشاور حوزه کسب و کار و برگزار کننده دوره های MBA  و DBA با مجوز وزارت علوم و همکاری دانشگاه های داخلی و خارجی، این مطلب را برای شما انتخاب کرده است 

برای اغلب کارمندان و مدیران، این کار بیش از حد ترسناک و جزو دغدغه‌های اصلی آنها است. ما معمولا ارائه و دریافت بازخورد را کاری رسمی تلقی می‌کنیم و در دادن نظرات به کارمندان صرفه‌جویی می‌کنیم! و به عملکرد افراد در حد جمع‌آوری مستندات بسنده می‌کنیم و پس از آن مدیر نظرات خود، طی یک‌سال گذشته را با طرح انتقاداتی به کارمندان منتقل می‌کند!
بدون شک این فرآیند دلسردکننده و دلهره‌آور است و این روش دقیقا نادرست‌ترین روش، برای گفت‌وگو در مورد کارآیی، ارائه پیشنهاد برای بهبود و صحبت در مورد اهداف آینده است.از دست دادن فرصت مرور عملکرد شرم‌آور است، چرا که یکی از مهم‌ترین کانال‌های ارتباطاتی با اعضای گروه است. زمانی که این کار به درستی انجام شود،جلسه ارائه بازخورد، تبدیل به بزرگراهی برای رسیدن به حداکثر عملکرد می‌شود. کارمندان باید بدانند چه کاری را به خوبی و چه کاری را مناسب انجام نمی‌دهند. آنها باید افکار و پیشنهادهای شما را برای بهبود فعالیت خود بشنوند، البته بازخوردی که باید به نهایت دقت و در فواصل زمانی مناسب داده شود. ارائه بازخورد اثربخش، یک مهارت است و مانند همه مهارت‌ها نیاز به تمرین برای بهبود و اطمینان دارد.
معرفی ابزار
بازخوردی اثربخش ارائه دهید. سعی کنید ارائه بازخورد را به یک تجربه و فرآیند مثبت تبدیل کنید. قبل از هرچیز، به یاد بیاورید که چرا دارید این کار را انجام می‌دهید. هدف از ارائه بازخورد، بهبود موقعیت یا کارآیی است. شما با خشن و منتقد بودن یا رفتار تهاجمی و توهین‌آمیز، موفق به انجام آن نخواهید شد. این به این معنی نیست که شما همیشه باید مثبت باشید. یک قاعده برای منفی بودن و حتی عصبانی شدن وجود دارد که زمانی به کار می‌رود که فردی توجه کافی به آنچه شما می‌گویید، نمی‌کند. وقتی رویکرد شما مثبت و تمرکزتان روی بهبودها باشد، دستاورد بیشینه از این کار خواهید داشت.
به‌هنگام باشید. معمولا ارائه یک بازخورد در کوتاه‌ترین زمان ممکن نسبت به زمان انجام کار بهتر است. فراموش نکنید که ارائه بازخورد مچ‌گیری افراد هنگام کار برای انجام سریع‌تر آن نیست. به این شیوه فکر کنید که ارائه بازخورد برای کاری که یک ساعت به درستی انجام نشده، بسیار آسان تر از کاری است که طی یک سال و با خطاهای زیاد انجام شده است.
آن را قاعده‌مند و منظم کنید. ‌بازخورد فرآیندی است که به توجه نیاز مستمر دارد. وقتی لازم است چیزی گفته شود، آن را بگویید؛ در این صورت افراد می‌دانند در طول انجام کار چگونه رفتار کنند تا دچار غافلگیری نشوند، ضمن اینکه کنترل مسائل از دستتان خارج نمی‌شود. این کاری نیست که یک بار در سال یا هر سه ماه یکبار انجام شود. زمان لازم برای ارائه بازخورد به طور رسمی یا غیر رسمی یا ساده، باید بیشتر از این باشد و بسته به شرایط هر هفته یا حتی می‌تواند هر روز باشد. به این ترتیب با ارائه بازخوردهای غیررسمی، هیچ امری در جلسات بازخورد رسمی، غیرقابل انتظار، غافلگیرکننده و پیچیده نخواهد بود.
نظرات خود را آماده کنید. نیاز به تهیه یک متن رسمی نیست؛ ولی باید در مورد آنچه می‌خواهید بگویید به طور کامل آگاه باشید و آن را به طور شفاف بیان کنید. این به شما کمک می‌کند موقعیت را حفظ کنید و به خوبی از عهده این کار برآیید. ویژه و متفاوت باشید. به طور روشن موارد بهبود افراد را به ایشان بگویید، این کار تضمین می‌دهد که پافشاری روی مسائل حقیقی است و تا حد امکان ابهام را کاهش می‌دهد. به خاطر داشته باشید فقط بر اساس مشاهدات شخصی خود (و نه مشاهدات دیگران) به دیگران بازخورد دهید در غیر این صورت نتایج مثبتی عاید شما نمی‌شود. نکته: برای بیان یک موضوع، بزرگ‌نمایی نکنید. از به کار بردن لغاتی مانند «هرگز»، «همه» و «همیشه» اجتناب کنید؛ چون افراد حالت دفاعی به خود می‌گیرند. همیشه تاثیر رفتارها را مطرح کنید و به دنبال سرزنش افراد نباشید.
به طور خصوصی انتقاد کنید. همیشه تشویق را به صورت عمومی انجام دهید ولی سعی کنید از بیان برخی انتقادها در جمع خودداری کنید. یک مکان مطمئن برای صحبت در نظر بگیرید، جایی که مجبور نمی‌شوید صحبت خود را قطع کنید و کسی نتواند استراق سمع کند.
از کلمه «من» استفاده کنید. بازخورد را از چشم‌انداز خودتان ارائه دهید. این کار شما را از برچسب زدن به افراد باز می‌دارد. مثلا به جای اینکه بگویید«تو دیروز بی‌ انصاف بودی که این کار را انجام دادی»، بگویید: «وقتی از گزارش من مقابل مدیر انتقاد کردی، من عصبانی یا رنجیده شدم».
مرکز توجه خود را محدود کنید. در جلسه بازخورد نباید در مورد بیشتر از دو موضوع بحث شود. اگر بیشتر از آن باشد این احتمال وجود دارد که فرد تصور کند مورد حمله قرار گرفته و تضعیف روحیه شود. همچنین، شما باید روی رفتارهایی که فرد می‌تواند تغییرشان دهد یا از آنها تاثیر بپذیرد، تکیه کنید. در مورد موارد مثبت نیز صحبت کنید. یک اصل خوب در جلسات بازخورد، شروع با موارد مثبت است. این کار کمک می‌کند که به فرد احساس آسودگی و راحتی بدهید. همچنین باعث می‌شود که افراد ببینند کارهای موفقشان کدام است و براساس آن گام‌های بعدی را به درستی بردارند. جلسه را با بازخورد مثبت نیز به پایان برسانید. در غیر این صورت افراد با احساس ناخوشایند و دلسردی و بی‌ارزش بودن جلسه را ترک می‌کنند. پیشنهادهای مشخص آماده کنید، اطمینان حاصل کنید که شما دو نفر می‌دانید که چه کاری لازم است انجام شود تا وضعیت بهبود یابد. پیام اصلی باید این باشد که خواسته اصلی شما رشد و پیشرفت فرد است. اهداف را معین و برنامه‌ریزی کنید تا روند پیشرفت کار را ارزیابی کنید. پیگیری کنید، هدف اصلی ارائه بازخورد بهبود عملکرد است. شما باید مطمئن شوید نکات مورد نظر شما در کار لحاظ می‌شود یا خیر. توافقات تان را مکتوب کنید و هرجا تغییراتی لازم است، اعمال نمایید.
فراموش نکنید با انجام آگاهانه و قاعده‌مند ابزاری قدرتمند برای توسعه فردی را معماری می‌کنید.
سیدمحمداعظمی نژاد

با خدمات آموزشی و مشاوره ای ما بیشتر آشنا شوید:

دوره تخصصی ۲ هفته ای مهارت های کسب و کار در کشور انگلیس SLS Specialist Language Services

دوره عالی مدیریت کسب و کار DBA  Doctor of Business Administration

دوره مدیریت کسب و کار MBA Master of Business Administration

ارائه خدمات مشاوره ای در دو بخش مشاوره فردی و کسب و کار